結論から言うと、AIに任せた仕事を人にもAIにも引き継げるようにするには、記録を「いまの状態」と「これまでの経緯」の2つに分けることです。いまの状態は1か所に上書きで、経緯は日付つきで追記していき、作業の区切りごとに両方をセットで直します。AIは前回の作業を覚えていない、という前提で記録を設計するのがポイントです。
AIに毎回守らせる「ルール」の書き方は製造業の社内ルールをAIに覚えさせる｜CLAUDE.mdの書き方で解説しました。この記事はその続きで、ルールではなく「仕事がいまどうなっているか」の残し方を、当社の実例と失敗をまじえて紹介します。
AIは前回の作業を覚えていない
Claude Codeの公式ドキュメントには、「Claude Codeのセッションは毎回、まっさらな状態から始まる」と書かれています。前回の続きを知る手がかりとして毎回読み込まれるのは、人が書くルールのファイル（CLAUDE.md）と、AIが自分で書き留める「自動メモリ」です。
ただし、どちらも仕事の進み具合を残す場所としては向いていません。ルールのファイルは「毎回守ること」を書く場所で、取引先ごとの進み具合を書き込むと、すぐに長く古くなります。自動メモリは、公式ドキュメントによると使っているパソコンの中だけに保存され、ほかのパソコンやクラウドの環境とは共有されません。読み込まれるのも先頭の200行（25KB）までです。
つまり、「あの見積はどうなった？」に答えられる記録は、人もAIも読める共有の場所に、自分たちで残す必要があります。人の担当替えでも、AIの会話が切り替わるときでも、必要になるものは同じです。
当社の記録の量：半年で1,100件を超えた
当社は、取引先のWeb運用や社内の事務を、Claude Codeを入口にした業務フォルダで回しています。2026年4月に始めて、作業の記録（変更の保存単位）は10月15日時点で1,106件になりました。月ごとに見ると、4月は9件、8月は98件、9月は449件と、任せる仕事が増えるにつれて一気に増えています。
取引先ごとの対応記録も、9月の1か月だけで自社分を含む26社・419項目ありました（いずれも2026年10月15日に集計）。この量になると、人が全部を覚えておくことはできませんし、AIに毎回すべてを読ませることもできません。「どこを読めば、いまが分かるか」を決めておくことが欠かせなくなります。
記録を「いまの状態」と「経緯」に分ける
当社が一番効いたと感じているのが、記録を2種類に分けたことです。
| いまの状態 | これまでの経緯 | |
|---|---|---|
| 書き方 | 変わったら上書きする。1つの事柄は1か所にだけ書く | 日付をつけて追記する。消さない・書き換えない |
| 書く内容 | 次の打合せ、当社がやること、先方の返事待ち、それぞれの期限 | 何をしたか、誰がしたか、確かめた結果、残っていること |
| 読む場面 | 作業を始めるとき、毎回 | 経緯を知りたいときだけ、新しいほうから |
分ける理由は、経緯の記録には「その時点の状況」が残り続けるからです。1日に「見積は未提出」と書き、5日に提出しても、1日の「未提出」は消えません。経緯を頭から読むと、古い「未提出」を拾って、同じ見積をもう一度出そうとすることがあります。これはAIに限らず、長い引き継ぎメモを読む人でも起きる間違いです。
もう1つの約束は、作業の区切りごとに、経緯の追記と状態の見直しを必ずセットで行うことです。片方だけ直すと、2つの記録が食い違います。当社では、経緯だけ書いて状態を直し忘れると、記録の保存そのものが止まるようにしています。
引き継げる記録にするための書き方の決まり
分けただけでは、まだ足りません。次に読む人やAIが迷わないように、当社では書き方を次のように決めています。
- 状態の言葉を区別する：「下書きを作った」「送った」「公開した」「公開後に画面で確かめた」を混ぜない。「対応済み」のような幅のある言葉は使わない
- 分からないことは空欄にする：日付や数値を推測で埋めない。未定は未定と書く
- 誰がやったかを書く：人か、どのAIかを書いておく。後から「本当にやったのか」を確かめるときの手がかりになる
- 照合できる番号を残す：メールを送ったら送信の番号、ホームページを更新したら記事の番号のように、外の世界で確かめられる証拠を書く
- 変化がなかったことも書く：見直したが状態が変わらなかったときは「確認したが変更なし」と書く。進んだように見せる書き方をしない
4つ目は、AIに作業を任せるときほど大切です。AIは「送りました」と書いても、実際には送れていないことがあり得ます。番号が残っていれば、次の担当が同じメールを二重に送る前に確かめられます。
量が増えて起きたこと：当社の3つの失敗と対策
1. 経緯の記録が長くなりすぎた
取引先によっては、1か月分の経緯が30〜60KBになりました。全文をAIに読ませると、1社だけで1万〜2万トークン（AIが一度に扱える文章量の単位）を使います。そこで、作業を始めるときに「直近3件がどこから始まるか」を表示する仕組みを作り、AIはそこから読むようにしました。過去の経緯は、必要になったときだけさかのぼります。
2. 大事なルールが、AIのメモにしか無かった
記録の置き場所を点検したところ、取引先ごとに守るべきルールの一部が、AIの自動メモリにしか書かれていないことが分かりました。自動メモリは、そのパソコンのそのAIしか読めません。別のAIや別の担当が作業すると、ルールを知らないまま手を動かすことになります。該当するルールはすべて、取引先ごとの共有ファイルに書き移しました。いまは「次の担当が必要とすることを、AIのメモにだけ残さない」を共通ルールにしています。
3. 設定ファイルを置いただけでは、自動で動かなかった
当社はClaude Codeのほかに、OpenAIのCodexも使っています。どちらのAIで作業を始めても、同じ記録から同じ「いま」を確認できるように、開始時の確認を1つのプログラムにまとめ、両方から呼び出すようにしました。
ところがCodex側は、設定ファイルを置いただけでは自動で動きませんでした。安全のため、利用者がその設定を確認して「信頼する」操作をしないと動かない仕組みだったためです。そこで、自動の確認が動かなかったときは、AIが自分で同じ確認を実行してから作業に入る、というルールを足しました。自動の仕組みは便利ですが、動いていない日があっても困らないようにしておくことが大切です。
作業の始めに「いま」を自動で見せる
Claude Codeには、決まったタイミングで自社のプログラムを動かす「フック」という仕組みがあります。そのうちSessionStartは、作業の開始時や中断した会話の再開時に動き、プログラムが表示した内容をAIが読める形で渡せます。公式ドキュメントでも、作業の文脈を読み込ませる用途が例に挙がっています。
当社では、ここで次のような内容を毎回表示しています。表示するだけで、記録を書き換えたり外へ送ったりはしません。
- 全取引先の状態の記録が、決まった形で書かれているか
- 保存していない変更が残っていないか（前の作業の途中でないか）
- 直近にどんな作業をしたか
- 取引先ごとに注意すべきルールがあるか
人の引き継ぎでいえば、出社して最初に見る「申し送りの紙」を、毎回自動で机に置いておくイメージです。
製造業の仕事に当てはめると
この分け方は、AIを使うかどうかに関係なく、製造業の事務・営業の引き継ぎにそのまま使えます。たとえば次のように書き分けます（いずれも架空の例です）。
| 案件 | いまの状態（上書き） | 経緯（追記） |
|---|---|---|
| 見積 | A部品の見積を提出済み。先方の回答待ち（10/20に確認） | 10/8 図面の改訂版を受領／10/10 見積を作成し、営業責任者の確認後にメールで提出 |
| 客先の承認 | B製品の試作品の評価待ち。結果は先方から連絡 | 10/1 試作品を発送（送り状番号を記録）／10/6 到着を電話で確認 |
| 不良の是正 | 対策書の提出は当社の番。期限10/25 | 10/12 不良の連絡を受領／10/14 原因を特定（加工条件の設定違い） |
担当者が休んだ日に「あの件どうなってる？」と聞かれても、左の列を読めば答えられます。経緯が必要なときだけ、右の列を新しい順にたどれば十分です。
よくある質問
Q. エクセルの案件管理表や日報と、何が違いますか？
管理表は「いまの状態」、日報は「経緯」にあたるので、考え方は同じです。違いは、2つをセットで直す決まりがあるかどうかです。日報は書いたのに管理表が古いまま、という食い違いが、引き継ぎで一番困る状態です。AIに任せる場合も、2つを同時に直すことを手順に入れておきます。
Q. 記録を書く時間がありません。
AIに作業を任せている部分は、記録もAIに書かせられます。当社でも、経緯の追記と状態の見直しはAIが行い、人は区切りで中身を確認しています。人が自分でやった作業も、「さっき見積を出した」と一言伝えれば、AIが決まった書き方で記録に残します。
Q. 別のAIに乗り換えても、記録は使えますか？
記録を、どのAIでも読める普通の文字のファイルで、共有の場所に置いておけば使えます。当社がClaude CodeとCodexの両方で同じ記録から作業を再開できているのも、記録が特定のAIの中ではなく、会社のフォルダにあるからです。
まとめ：いまは上書き、経緯は追記、区切りでセット
AIは前回の作業を覚えていません。引き継げる記録にするには、いまの状態を1か所に上書きで、経緯を日付つきで追記で残し、作業の区切りごとに両方を直します。状態の言葉を区別し、分からないことは推測で埋めず、照合できる番号を残しておけば、人もAIも同じ記録から迷わず続きを始められます。
当社では、製造業のお客様向けに、AIに任せる業務の選定から、記録とルールの仕組みづくり、社内への定着までをAI活用支援として行っています。「担当者しか分からない仕事を減らしたい」という段階のご相談も歓迎です。お問い合わせはこちらから。
状態の記録・経緯の記録の書き方の型を含む業務フォルダのテンプレ一式は、noteで公開しています（有料）。Claude Codeの記事はClaude Code 活用ガイドにまとめています。
参考文献
- How Claude remembers your project（Claude Code Docs）（2026年10月15日確認）
- Hooks reference（Claude Code Docs）（2026年10月15日確認）
