結論から言うと、議事録は作って終わりにせず、「当社の約束」と「先方にお願いしたこと」を抜き出して、期限つきの宿題に変えるところまでを1つの流れにすることです。抜き出しはAIに任せ、期限と担当の確定は人が行い、宿題は毎朝見る一覧に入れて、次の打合せの前に見返します。
AIで議事録を作る会社は増えましたが、「議事録はあるのに、決まったことが進んでいない」という声もよく聞きます。この記事では、当社が取引先との打合せのあとに行っている手順と、やってみて気をつけるようになった点を紹介します。
議事録が「作って終わり」になる理由
議事録があっても宿題が漏れるのは、議事録が「話した順の記録」だからです。決まったことや宿題は、雑談や検討の途中経過の中に散らばっています。次の打合せの直前に開いても、どれが自分の宿題で、いつまでだったかを探し出すのに時間がかかります。
もう1つの理由は、議事録の置き場所が、ふだんの仕事の管理と別になっていることです。議事録は共有フォルダ、案件の管理は別の表、という状態では、議事録の宿題が管理表に移されないまま埋もれていきます。
手順1：打合せの議事録を自動で残す
当社はオンラインの打合せでは、Google Meetの「自動メモ生成」で議事録を残しています。Googleのヘルプによると、この機能は次のように動きます。
- メモはGoogleドキュメントとして、会議の主催者のGoogleドライブに保存される。共有する範囲は主催者が選べる
- メモには「概要」「決定事項」「次のステップ」などのセクションがある。ただし決定事項などのセクションは、日本語ではベータ版の利用者に限られる
- 日本語に対応している。1回の会議で使えるのは1つの言語だけ
- 使うには、対象のGoogle Workspaceのエディションか、Google AIのプランへの登録が必要
- 機能を開始すると、参加者に自動で通知される
注意したいのは、ヘルプにも「要約は不完全または不正確な場合がある」と書かれていることです。15分未満の会議ではメモが作られないなどの条件もあります。議事録はあくまで材料で、金額・数量・期限のような大事な数字は、あとで必ず確かめる前提で使います。
手順2：AIに「約束」と「お願い」を抜き出させる
打合せが終わったら、議事録をAIに読ませて、次の3つに分けて抜き出させます。当社ではClaude Codeを使っていますが、議事録の文章を渡せるAIなら同じことができます。
- 当社の約束：こちらがやると言ったこと
- 先方にお願いしたこと：先方がやると言ったこと、こちらが頼んだこと
- 決まったこと：仕様・方針・日程など、宿題ではないが記録に残すこと
抜き出させるときは、次のように指示しておくと、使える形で返ってきます。
- 「誰が」を必ず書かせる：主語のない宿題は、誰も手をつけません
- 期限が言われていないものは「期限未定」と書かせる：AIに「来週中なら金曜だろう」と推測させない。期限は人が決めます
- 「検討します」は確認事項に回す：やるのか・やらないのかがはっきりしない発言は、宿題にせず「次回確認すること」に入れる
- 議事録に無いことは書かせない：抜き出しは議事録の範囲だけ。足りない情報は「不明」と書かせる
たとえば、次のように変わります（架空の例です）。
| 議事録の中の発言 | 抜き出した宿題 | 人が確定すること |
|---|---|---|
| 「図面の改訂版は金曜までにお送りします」（先方） | 先方の番：改訂版の図面の送付（期限：金曜） | 日付を書き入れる |
| 「見積は改訂版をもらってから出しますね」（当社） | 当社の番：見積の提出（期限未定・図面の受領後） | 図面の受領から何日で出すか |
| 「材質の変更は社内で検討します」（先方） | 次回確認すること：材質の変更の有無 | 次の打合せの議題に入れるか |
| 「試作は10個で進めましょう」 | 決まったこと：試作の数量は10個 | 数量を元の発言で確かめる |
手順3：取引先ごとの記録に、期限つきで入れる
抜き出した内容は、議事録のフォルダに置いたままにせず、取引先ごとのふだんの記録に入れます。当社では、「打合せで何が話されたか」は取引先ごとの経緯の記録に追記し、宿題は取引先ごとの「いまの状態」の記録に、当社の番・先方の番として期限つきで書き込みます。経緯の記録には、元の議事録の場所も書いておき、あとで発言を確かめられるようにしています。
この書き込みもAIに任せ、人は「期限と担当はこれでよいか」だけを確認します。宿題が議事録から管理の場所へ移ることで、初めて「誰かが追いかける対象」になります。
手順4：毎朝の一覧と、次の打合せ前に見返す
取引先ごとの記録に入った宿題は、当社では毎朝見る一覧に、期限を過ぎたもの・期限が近いものとして出てきます。打合せの前には、その取引先の記録を1画面で開き、前回の宿題がどうなったかを確かめてから臨みます。
前回の宿題を打合せの冒頭で確認するだけで、「あの件、どうなりましたっけ」という時間がなくなります。先方の番で止まっているものも、責める形ではなく「前回のお話の続き」として自然に聞けます。
やってみて気をつけるようになったこと
文字起こしに、パスワードが入ることがある
打合せの中で、ホームページの管理画面やメールの設定を一緒に確認していると、パスワードや認証コードを口に出す場面があります。それがそのまま文字起こしに残ることがありました。当社では、議事録から記録へ転記するときに、パスワード・認証コードは書き写さないルールにしています。AIに抜き出させるときにも、「認証情報は転記しない」と指示に入れています。議事録をAIに渡すときの情報の扱い全般は、AIに売上や顧客情報を入れていい？情報の種類別の判断表にまとめています。
対面の打合せは、記録が抜けやすい
訪問や対面の打合せでは、自動の議事録が残りません。オンラインの打合せがきちんと記録される分、対面の回の宿題だけが漏れやすくなります。対面の打合せのあとは、帰りの移動中などにすぐ要点を書き留め、その走り書きをAIに渡して、手順2から同じ流れに乗せるようにしています。
AIに議事録そのものを書き換えさせない
議事録は、あとで発言を確かめるための元の資料です。抜き出しや整理は別のファイルで行い、元の議事録には手を入れません。AIに画面を操作させて議事録を編集したときの当社の失敗は、製造業の業務自動化はAIでどこまでできるか｜3つの段階で紹介しています。
製造業の打合せに当てはめると
この流れは、取引先との打合せだけでなく、社内の会議にも使えます。
| 打合せ | 拾いたい宿題の例 | 入れる先 |
|---|---|---|
| 客先との仕様打合せ | 図面の改訂、材質・公差の確認、見積の再提出 | 取引先ごとの記録（当社の番・先方の番） |
| 社内の品質会議 | 不良の原因調査、対策書の作成、作業手順書の改訂 | 案件ごとの記録（担当者と期限） |
| 朝礼・工程会議 | 段取り替えの順番、材料の手配、設備の点検 | その日・その週の作業一覧 |
どの会議でも、「誰が・何を・いつまでに」の3つがそろった形で記録に入れば、議事録は次の作業につながります。
よくある質問
Q. Google Meet以外の会議ツールでも同じことができますか？
手順2以降は、議事録の文章さえあれば同じです。会議ツールの記録機能で作った議事録でも、手で書いたメモでも、AIに渡して抜き出させることができます。
Q. 取引先との打合せで議事録を取るとき、気をつけることは？
Google Meetの自動メモ生成は、開始すると参加者に通知されます。そのうえで、打合せの冒頭に「議事録を取らせていただきます」と一言お伝えしておくと安心です。取引先の社内ルールで記録を控えてほしいと言われたら、その打合せは手でメモを取り、対面のときと同じ流れで記録します。
まとめ：議事録は、宿題に変えて初めて役に立つ
議事録を次の作業につなげるには、AIに「当社の約束」「先方へのお願い」「決まったこと」を抜き出させ、期限と担当を人が確定し、取引先ごとの記録に宿題として入れます。宿題は毎朝の一覧と次の打合せ前に見返します。認証情報は転記しない、対面の回は自分で要点を書き留める、元の議事録は書き換えない、の3点を守れば、安心して続けられます。
当社では、製造業のお客様向けに、AIに任せる業務の選定から、議事録や案件の記録の仕組みづくり、社内への定着までをAI活用支援として行っています。「議事録はあるのに宿題が漏れる」という段階のご相談も歓迎です。お問い合わせはこちらから。
Claude Codeの記事はClaude Code 活用ガイドにまとめています。
参考文献
- 自動メモ生成（Google Meet ヘルプ）（2026年10月15日確認）
